Tietosuojaseloste
Tässä Tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Taukokangas-säätiö konserni ja siihen kuuluva Taukokangas Oy sekä tytäryhtiö Taukokangas Kuntoutus Oy kerää, miten Taukokangas käsittelee henkilötietoja ja mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja luovutetaan. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Taukokangas noudattaa henkilötietojen käsittelyssä. Luethan Tietosuojaselosteen huolellisesti etukäteen.
Taukokangas kiinnittää erityistä huomiota tietojen suojaamiseen ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Taukokangas konsernin tarjoamiin asumis-, hoiva-, kuntoutus-, terveydenhoito- ja hyvinvointipalveluihin sekä muihin Taukokankaan tarjoamiin palveluihin niin Taukokankaan eri toimipisteissä sekä verkkosivuilla ja sosiaalisen median palveluissa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneet Taukokankaan palveluista. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Taukokankaan yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien ja alihankkijoiden edustajien henkilötietojen käsittelyyn sekä Taukokankaan kiinteistöihin sijoitettuun kameravalvontaan. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös Taukokankaan henkilöstöhallinnon työsuhteen ja luottamustoimen hoitamisessa.
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.
- Rekisterinpitäjät
Taukokangas Oy
Y-tunnus: 2359058-4
taukokangas@taukokangas.fi
Taukokangas Kuntoutus Oy
Y-tunnus: 0953570-6
taukokangas@taukokangas.fi
Tietosuojavastaava:
Joki ICT
Anita Rättyä
+358 40 646 0213
tietosuoja@jict.fi
Yhteystiedot:
Asiakasrekisteri: Heidi Veteläinen
Henkilöstöhallinnon rekisteri: Piia Huotari
Osoite: Reservikomppaniankatu 11, 86300 OULAINEN
sähköposti: etunimi.sukunimi@taukokangas.fi
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:
- Taukokankaan palveluiden tilaaminen sekä ylläpito, kehittäminen ja tiedottaminen
- Asiakkaan terveyden edistäminen ja hoidon ja kuntoutuksen suunnittelu, toteutus ja seuranta
- Taukokankaan henkilöstöhallinnon tietoja käsitellään työsuhteen hoitamisessa ja niiden tietojen ylläpitämisessä. Luottamushenkilöiden palkkioiden laskenta ja luottamushenkilörekisterin ylläpito.
- Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten kirjapitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin.
- Palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
- Taukokangas kiinteistöjen ja omaisuuden turvaamiseen sekä asukkaiden ja muiden henkilöiden turvallisuuden varmistamiseen
- Yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn
- Palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
- Markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
- liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Taukokankaan ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Taukokankaan tarjoaman palvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, potilaslainsäädäntöön ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin.
Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Taukokankaan oikeutettuun etuun.
3 Käsiteltävät henkilötietoryhmät, tietosisältö ja tietolähteet
Taukokangas kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä Tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
| Henkilötietoryhmä | Esimerkkejä tietosisällöstä |
| Yhteystiedot | Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. |
| Tunnistamistiedot | Rekisteröidyn henkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika |
| Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot | Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot, ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot. |
| Asiakastapahtuma- sekä sopimustiedot | Tiedot Taukokankaan ja rekisteröidyn tai Taukokankaan ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, vuokrasopimukset, asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja Taukokankaan väliset yhteydenotot ja muut asiointiedot. |
| Hoito- ja hoivatoimintaa koskevat tiedot | Hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten hoidossa kertyvät tiedot. |
| Tietojen luovutukset | Tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet sekä luovutusta koskevat muut merkinnät. |
| Kameravalvonta | Taukokankaan kiinteistöihin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joista rekisteröity saattaa olla tunnistettavissa. |
| Rekisteröidyn antamat suostumukset | Rekisteröidyn suostumuksella tilaamme tarvittavia potilasasiakirjoja. |
| Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot | Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Taukokankaan palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto. |
Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Taukokankaan ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Taukokankaan palveluiden tuottamiseksi. Mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, ei esimerkiksi asumispalvelun vuokrasopimusta voida tehdä, eikä Taukokangas voi täyttää palvelun toteuttamiseen tai lainsäädäntöön perustuvia velvoitteita.
Tietolähteet:
Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä, vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakassuhteen aikana. Rekisteröity on voinut antaa Taukokankaalle tietoja esimerkiksi Taukokankaan verkkosivujen rekrytointilomakkeen kautta tai sosiaalisen median palveluissa.
Lisäksi henkilötietoja voivat antaa rekisteröidyn huoltaja, laillinen edustaja tai lähiomainen sekä hoitohenkilöstö.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Taukokankaan kanssa yhteistyötä tekevien sidosryhmien, kuten sosiaali- ja terveysalan järjestöiltä sekä sosiaali- ja terveysalan viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä.
Taukokankaan muut yhteistyökumppanit toimittavat Taukokankaalle rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa.
- Henkilötietojen säilyttäminen
Taukokangas säilyttää henkilötietoja lakia ja asetusta noudattaen sekä Taukokankaan arkistointiohjeen mukaan. Taukokangas voi säilyttää tietoja pidempään oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.
Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Potentiaalisia asiakkaista koskevia tietoja, kuten verkkosivujen kautta tulleita rekrytointilomakkeita säilytetään pääasiallisesti kuuden (6) kuukauden ajan tietojen vastaanottamisesta.
Vuokra- ja palvelusopimuksia säilytetään asiakas- ja sopimussuhteen ajan sekä pääsääntöisesti kuuden vuoden ajan sopimussuhteen päättymistä seuraavan tilikauden päättymisestä lukien. Muut potilas- ja sosiaalihuollon perusteella kerättävät asiakastiedot säilytetään potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992, muutoksineen) ja sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000, muutoksineen) edellyttämän ajan.
Lisäksi todetaan selvyyden vuoksi, että siltä osin, kun Taukokangas toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjänä olevaan Oulaisten kaupungin perusturvaan nähden, noudatetaan näiden henkilötietojen osalta asianomaisen rekisterinpitäjän tietosuojaselosteita. Taukokankaalla on mahdollisuus käsitellä vain niiden henkilöiden tietoja, joita Taukokangas hoitaa Oulaisten kaupungin perusturvan maksusitoumuksella.
Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Taukokankaan suuntaan.
Kameravalvontatallenteet säilytetään pääsääntöisesti enintään 4 viikkoa, kunnes tallenteet yli-kirjoitetaan.
- Henkilötietojen käsittelevät tahot ja vastaanottajat
Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää Taukokangas-säätiö -konsernin sisällä ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä.
Taukokangas voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, esimerkiksi IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, tavarantoimituksia, oikeudellisia palveluita ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Taukokangas varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.
Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa mm. viranomaisille, esimerkiksi kunnille. Tietoja luovutetaan lainsäädännön edellytysten mukaisesti terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle ja kansallinen sähköiseen terveysarkistoon (KANTA-tietokanta).
Lisäksi rekisteröidyn henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan lähiomaiselle tai vastaavalle läheiselle potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain ja sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain mukaisten edellytysten täyttyessä (esimerkiksi tärkeä hoitopäätökset, mikäli henkilö ei ole kykenevä itse ilmaisemaan tahtoaan).
Taukokangas voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Taukokangas voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Taukokangas on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli Taukokangas on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Taukokangas ei luovuta rekisteröidyn henkilötietoja suoramarkkinointiin.
- Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Taukokangas käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.
Alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Taukokangas voi tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
- Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.
Taukokangas poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Taukokangas rajoittaa tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon koska tahansa ilmoittamalla asiasta osoitteeseen taukokangas@taukokangas.fi .
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti ja osoitetaan tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä johdosta saatamme joutua kysymään lisätietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Taukokangas voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai Taukokankaan lakisääteisen oikeuden johdosta esim. Taukokankaaseen kohdistettu velvoite tai vaade.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 566 6700
Faksi: 029 566 6735
- Suojausmenetelmät ja riskit
Taukokangas käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Taukokangas valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.
- Muutokset Tietosuojaselosteeseen
Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta internetsivullemme, josta myös löydät uusimman version tietosuojaselosteesta.